Συμβουλές για την τήρηση αρχείων που θα μπορούσαν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα στους φόρους σας
Γιατί πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία
Με τόσο μεγάλο μέρος της οικονομικής ζωής του καθενός που υπάρχει σε απευθείας σύνδεση ή σε ηλεκτρονική μορφή, είναι πολύ λιγότερο πιθανό για τους ανθρώπους να διατηρούν όλα τα σχετικά αρχεία τους σε ένα μέρος. Αυτό δεν σημαίνει ότι η στρατηγική διατήρησης αρχείων που υιοθετείτε δεν μπορεί να είναι ηλεκτρονική, σημαίνει απλώς ότι πρέπει να οργανωθεί και να κρατήσει όλα όσα χρειάζεστε σε ένα ασφαλές μέρος. Εάν φυλάσσετε αρχεία εγγράφων, επενδύστε σε ένα ασφαλές από νερό και φωτιά. Ίσως να θεωρήσετε ότι υπάρχουν πολλαπλά αντίγραφα σε διαφορετικές τοποθεσίες. Αν αποφασίσετε να πάτε ψηφιακά, θα πρέπει να σαρώσετε σε εκείνα τα αρχεία που έχετε σε έντυπη μορφή, αλλά το πιο σημαντικό, να είστε βέβαιος να διατηρήσετε τα αρχεία ασφαλή και να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας.
Όχι μόνο η κατοχή οργανωμένων αρχείων καθιστά ευκολότερη και λιγότερο απογοητευτική την υποβολή της φορολογικής σας δήλωσης αλλά διασφαλίζει επίσης ότι μπορείτε να επωφεληθείτε από κάθε έκπτωση ή πίστωση φόρου για την οποία δικαιούστε. Το πιο σημαντικό, η τήρηση αρχείων σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να εξηγήσετε ένα στοιχείο κατά την επιστροφή σας ότι η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) μπορεί να αμφισβητήσει σε έναν έλεγχο.
Με απλά λόγια, η τήρηση ακριβών αρχείων μπορεί να σας εξασφαλίσει όλα τα φορολογικά οφέλη που δικαιούστε και να σας αποτρέψουμε από το να πληρώνετε επιπλέον φόρους και ποινές για αδικαιολόγητα αντικείμενα.
Εγγραφές που πρέπει να φυλάσσετε
Το βιβλίο επιταγών σας, το προσωπικό λογισμικό προϋπολογισμού ή τα ηλεκτρονικά τραπεζικά εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να θυμάστε τα έσοδα και τις δαπάνες που πρέπει να αναφέρονται στη φορολογική σας δήλωση, αλλά το βιβλίο επιταγών ή το λογισμικό από μόνο του δεν είναι επαρκή τεκμηρίωση για να αποδείξει την έκπτωση δαπανών.
Εκτός από την απόδειξη πληρωμής (ακυρωμένες επιταγές, αποδείξεις πιστωτικών καρτών κ.λπ.), χρειάζεστε επίσης τιμολόγια, αποδείξεις, δελτία πωλήσεων ή άλλα γραπτά έγγραφα που εξηγούν ακριβώς τι πληρώσατε. Οι εκπτώσεις που χρειάζεστε για να τεκμηριώσετε μπορεί να περιλαμβάνουν διατροφή, φιλανθρωπικές εισφορές, τόκους υποθηκών, έξοδα παιδικής μέριμνας και φόρους ακίνητης περιουσίας. Αν πραγματοποιείτε πληρωμές σε μετρητά, λάβετε μια χρονολογημένη και υπογεγραμμένη απόδειξη που δείχνει το συνολικό ποσό και μια λεπτομερή περιγραφή του αγορασθέντος προϊόντος.
Για να αποδείξετε ότι σωστά απαιτήσατε έσοδα από επενδύσεις όπως μετοχές, ομόλογα και αμοιβαία κεφάλαια, πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίσετε τη βάση σας και εάν έχετε κέρδος ή ζημία όταν πουλάτε. Τα αρχεία σας θα πρέπει να δείχνουν την τιμή αγοράς, την τιμή πώλησης και τις προμήθειες, τα μερίσματα που εισπράχθηκαν σε μετρητά ή επανεπενδύονται, τα διαχωρίσματα αποθεμάτων, τα τέλη φορτίου και την έκπτωση του αρχικού εκδότη (OID). Ένα υπολογιστικό φύλλο Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες, αλλά ακόμη και μια δήλωση από τον μεσίτη ή τον οικονομικό σας σύμβουλο ή ένα χειρόγραφο πρόγραμμα θα κάνει.
Αν έχετε εκπέσει από το μισθό σας εκπτώσιμες δαπάνες, όπως συνδικαλιστικά τέλη, ασφάλιστρα ιατρικής ασφάλισης ή εισφορές 401 (k), βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τα αμοιβή σας ως απόδειξη πληρωμής.
Ακόμα δεν είστε σίγουροι για το τι θα πρέπει να κρατάτε; Εδώ είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες συγκεκριμένες εγγραφές που πρέπει να κρατήσετε:
- Έντυπα W-2 και 1099
- Δηλώσεις τραπεζών
- Δήλωση χρηματιστηριακών συναλλαγών και αμοιβαίων κεφαλαίων
- Έντυπο K-1 (για εταιρικές σχέσεις)
- Λίστες πωλήσεων
- Τιμολόγια
- Πιστοποιητικά πιστωτικών καρτών
- Ακυρώθηκαν επιταγές ή άλλες αποδείξεις πληρωμής
- Συμφωνίες αγοράς και πώλησης κατ 'οίκον, καταστάσεις κλεισίματος και ασφαλιστικά αρχεία
Πόσο καιρό θα πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία
Παρόλο που νομικά απαιτείται να τηρείτε φορολογικά αρχεία για τρία χρόνια από την ημερομηνία υποβολής της σχετικής δήλωσης φορολογίας εισοδήματος, θα πρέπει να διατηρήσετε απεριόριστα ένα αντίγραφο των πραγματικών σας φορολογικών δηλώσεων, W-2, 1099 κ.λπ. Το IRS καταστρέφει τις αρχικές φορολογικές δηλώσεις μετά από τρία χρόνια και εσείς ή οι κληρονόμοι σας ενδέχεται να χρειάζεστε πληροφορίες από τις επιστροφές σε κάποιο σημείο ή μπορεί τελικά να χρειαστεί να αποδείξετε τα κέρδη σας για λόγους Κοινωνικής Ασφάλισης.