Κρατήστε παλιές επιστροφές για τουλάχιστον τρία χρόνια
Δεν υπάρχει τρόπος γύρω του - οι φορολογικές δηλώσεις και τα συναφή έγγραφα είναι σημαντικά για τη διατήρηση. Θα τους χρειαστείτε σε περίπτωση που το IRS θέλει να αναθεωρήσει τις πληροφορίες που αφορούν το συγκεκριμένο φορολογικό έτος και οι παλιές φορολογικές δηλώσεις μπορούν να γίνουν χρήσιμες και για πολλούς άλλους σκοπούς, όπως η επαλήθευση του εισοδήματος όταν υποβάλλετε αίτηση για δάνειο ή ένα διαμέρισμα.
Πόσο καιρό είναι αρκετό;
Σε γενικές γραμμές, οι φορολογικές δηλώσεις και τα συναφή έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται τουλάχιστον για όσο διάστημα επιτρέπεται στο IRS ή σε μια κρατική φορολογική αρχή να ελέγξει την επιστροφή αυτή . Αυτή η χρονική περίοδος αναφέρεται ως καθεστώς παραγραφής. Είναι τρία χρόνια από την ημερομηνία που η φορολογική δήλωση κατατέθηκε στην πραγματικότητα για ομοσπονδιακές επιστροφές ή τρία χρόνια από την προθεσμία των 15 Απριλίου εάν η επιστροφή κατατέθηκε πριν από την προθεσμία.
Κάθε κράτος έχει το δικό του καθεστώς περιορισμού των ελέγχων. Πολλά κράτη ακολουθούν την ομοσπονδιακή χρονική περίοδο τριών ετών, αλλά άλλα έχουν μεγαλύτερες χρονικές περιόδους.
Για παράδειγμα, η Μοντάνα έχει πενταετή χρονική περίοδο για ελέγχους.
Τι πρέπει να διατηρείτε;
Μαζί με ένα αντίγραφο της φορολογικής σας δήλωσης, θα πρέπει να φυλάσσετε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με το εισόδημα, τις κρατήσεις ή τις πιστώσεις που αναφέρατε και ζητήσατε. Αυτά θα περιλαμβάνουν στοιχεία όπως τα αντίγραφα των εντύπων W-2, τα έντυπα 1099, επιστολές παραλαβής για φιλανθρωπικές δωρεές και αποδείξεις για εκπτώσιμα από φόρους έξοδα.
Οι αυτοαπασχολούμενοι πρέπει επίσης να τηρούν αντίγραφα των λογιστικών εγγραφών, όπως τραπεζικές καταστάσεις, δηλώσεις κερδών και ζημιών ή αντίγραφα των δεδομένων τους από το λογιστικό λογισμικό τους.
Μπορεί επίσης να θέλετε να διατηρήσετε οποιαδήποτε έγγραφα σχετικά με ακίνητα, επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία, μετοχές, ομόλογα ή άλλα περιουσιακά στοιχεία που έχετε στην κατοχή σας για όσο διάστημα είστε κύριοι, τότε άλλα τρία χρόνια ή περισσότερο μετά την πώληση του περιουσιακού στοιχείου, ανάλογα με την πολιτεία σας. Θα χρειαστείτε αυτά τα αρχεία για τον υπολογισμό της βάσης κόστους και του κέρδους ή της ζημίας για τον φόρο κεφαλαιουχικών κερδών.
Όταν είναι ώρα να απορριφθεί
Πραγματοποιήστε αυτούς τους τελικούς ελέγχους πριν ξεκινήσετε να πετάτε παλιά φορολογικά και οικονομικά έγγραφα:
- Ελέγξτε τη δήλωση κοινωνικής ασφάλισης και συγκρίνετε τα κέρδη σας με τις πληροφορίες σχετικά με τα W2 και τις φορολογικές δηλώσεις σας. Εάν δεν έχετε λάβει πρόσφατα δήλωση κοινωνικής ασφάλισης, μπορείτε να ζητήσετε μια από την Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης. Κάθε τόσο συχνά, το εισόδημα από το εισόδημά σας W2 ή το εισόδημα αυτοαπασχόλησης από τη φορολογική σας δήλωση δεν θα εμφανίζεται στη δήλωση κοινωνικής ασφάλισής σας. Το SSA έχει διαδικασίες που θα σας βοηθήσουν να διορθώσετε τυχόν λάθη που θα μπορούσατε να εντοπίσετε.
- Ελέγξτε την ημερομηνία υποβολής της φορολογικής σας δήλωσης . Βεβαιωθείτε ότι έχουν περάσει τουλάχιστον τρία χρόνια μετά την υποβολή της φορολογικής δήλωσης προτού την απορρίψετε.
- Καλέστε το IRS και ζητήστε ένα "αρχείο λογαριασμού" για ένα συγκεκριμένο φορολογικό έτος . Ο λογιστής σας μπορεί να το κάνει αυτό για σας και να σας βοηθήσει να κατανοήσετε αυτό το έντυπο IRS. Μερικές φορές γίνονται προσαρμογές στις φορολογικές δηλώσεις αφού κατατεθούν και ίσως να μην το γνωρίζετε ή έχετε ξεχάσει γι 'αυτό. Αυτή είναι μια ευκαιρία να βεβαιωθείτε ότι κάποια προβλήματα IRS για ένα συγκεκριμένο φορολογικό έτος έχουν διευθετηθεί πριν να πετάξετε μακριά τη σημαντική τεκμηρίωσή σας.
- Σαρώστε τα φορολογικά σας έγγραφα και αποθηκεύστε τα σε CD-ROM ή μονάδα flash, ακόμα και αν πετάξετε τα αντίγραφα χαρτιού. Τα σαρωμένα αντίγραφα των εγγράφων σας χρειάζονται πολύ λιγότερο χώρο από τα αρχεία χαρτιού.
- Διαγράψτε τα παλιά σας φορολογικά και οικονομικά έγγραφα. Μην τους βγάζετε και τους πετάτε στο κοντινότερο σκουπιδοτενεκέ! Δεν θέλετε να έχει κανείς πρόσβαση σε πληροφορίες ταυτοποίησης.
Πώς πρέπει να κρατάτε τα πάντα;
Η σάρωση και η αποθήκευση στο σκληρό σας δίσκο είναι η τελική εξοικονόμηση χώρου, αλλά οι φορολογικές δηλώσεις και τα σχετικά έγγραφα μπορούν να διατηρηθούν και με άλλους τρόπους:
- Χαρτικά αρχεία που διοργανώνονται από το έτος με φορολογικές δηλώσεις και σχετικά έγγραφα όλα στον ίδιο φάκελο.
- Χρησιμοποιήστε ένα αρχείο ακορντεόν ή ένα κουτί για κάθε έτος.
- Διατηρήστε ξεχωριστά αρχεία για τα μακροπρόθεσμα στοιχεία ενεργητικού σας.
- Δημιουργήστε CD-ROM ή μονάδες flash των πιο πολύτιμων εγγράφων σας και τοποθετήστε τα σε μια θυρίδα ασφαλείας.