Γιατί η συμφιλίωση των τραπεζών είναι σημαντική
Συμφωνία Τράπεζας
Για να συμβιβάσετε τους λογαριασμούς σας, συγκρίνετε τις καταστάσεις συναλλαγών και υπολοίπων με τη μηνιαία τραπεζική σας κατάσταση. Πραγματοποιήστε κάθε συναλλαγή ξεχωριστά, βεβαιώνοντας ότι τα ποσά ταιριάζουν απόλυτα.
Θα θελήσετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι τραπεζικές δηλώσεις σας εμφανίζουν ένα τελικό υπόλοιπο του λογαριασμού με το οποίο συμφωνείτε.
Εάν είστε εξοικειωμένοι με την εξισορρόπηση του βιβλίου επιταγών σας , τότε είστε ήδη εξοικειωμένοι με τη συμφιλίωση των τραπεζών. Βασικά κάνετε το ίδιο πράγμα για τον ίδιο λόγο.
Είναι φυσιολογικό να βλέπετε μικρές διαφορές λόγω του χρονισμού, αλλά θα πρέπει να είστε σε θέση να εξηγήσετε εύκολα αυτές τις διαφορές. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε μια επιταγή σε έναν προμηθευτή και να μειώσετε ανάλογα το υπόλοιπο του λογαριασμού σας, αλλά η τράπεζά σας θα εμφανίσει μεγαλύτερο υπόλοιπο μέχρι να φτάσει στο λογαριασμό σας (αυτές είναι επίσης γνωστές ως εκκρεμείς επιταγές ).
Ομοίως, μια αυτόματη ηλεκτρονική πληρωμή μπορεί να χρεωθεί στο λογαριασμό σας μια ημέρα πριν ή μετά το τέλος του μήνα και ίσως αναμένετε να την δείτε σε διαφορετικό μήνα. Όσο οι αντιφάσεις αυτές μπορούν εύκολα να αντιλογιστούν, πιθανώς δεν χρειάζεται να ανησυχείτε.
Γιατί είναι σημαντικό να συμφωνήσουμε
Μια τακτική ανασκόπηση των λογαριασμών σας μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα προβλήματα προτού αποσυρθούν.
Οι λογαριασμοί των επιχειρησιακών τραπεζών δεν προστατεύονται με τους λογαριασμούς των καταναλωτών σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορείτε να υπολογίζετε στην τράπεζα για να καλύψετε απάτες και σφάλματα στο λογαριασμό σας. Ένας αποστραγγιζόμενος λογαριασμός επιχείρησης μπορεί να είναι καταστροφικός.
Πιάστε την απάτη
Ένα από τα κύρια πράγματα που πρέπει να αναζητήσετε είναι οποιαδήποτε ένδειξη απάτης.
- Υπήρξαν νόμιμοι έλεγχοι που εκδόσατε ή που άλλαξατε, με αποτέλεσμα περισσότερα χρήματα να φεύγουν από τον λογαριασμό σας;
- Οι έλεγχοι εκδόθηκαν χωρίς άδεια;
- Υπάρχουν μη εξουσιοδοτημένες μεταφορές από το λογαριασμό ή κάποιος έχει κάνει μη εξουσιοδοτημένες αναλήψεις;
Πρόληψη προβλημάτων
Η εναρμόνιση του λογαριασμού σας βοηθά επίσης να εντοπίσετε θέματα που μπορεί να χρειαστούν προσοχή. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να επανεκτιμήσετε τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε ταμειακές ροές και εισπρακτέους λογαριασμούς ή ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το σύστημα καταγραφής αρχείων και τις λογιστικές διαδικασίες που χρησιμοποιείτε.
- Μάθετε πόσα πραγματικά διαθέτετε στους λογαριασμούς σας
- Αποφύγετε την αναπήδηση ελέγχων (ή την αποτυχία ηλεκτρονικών πληρωμών) σε εταίρους και προμηθευτές
- Αποφύγετε τις τραπεζικές αμοιβές για ανεπαρκή κεφάλαια ή τη μετάβαση σε πιστώσεις όταν δεν χρειάζεται πραγματικά
- Μάθετε εάν οι πληρωμές πελατών έχουν αναπηδήσει ή αποτύχει και εάν χρειάζεται κάποια ενέργεια
- Παρακολουθήστε τους εκκρεμούς σας ελέγχους
- Βεβαιωθείτε ότι όλα μπαίνουν στο λογιστικό σας σύστημα σωστά
- Αντιμετώπιση τραπεζικών σφαλμάτων
Πότε να συμφιλιωθείτε
Είναι σοφό να ελέγχετε τους λογαριασμούς σας τουλάχιστον κάθε μήνα. Για τις επιχειρήσεις μεγάλου όγκου ή στις περιπτώσεις όπου η απάτη αποτελεί κίνδυνο, είναι συχνότερα καλύτερη. Ορισμένες επιχειρήσεις συμβιβάζουν τους τραπεζικούς λογαριασμούς τους καθημερινά. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προστασία στους τραπεζικούς λογαριασμούς σας - ζητήστε από την τράπεζά σας ιδέες. Μια λύση είναι η θετική αμοιβή, την οποία πολλές τράπεζες προσφέρουν, εμποδίζοντας την τράπεζά σας να εγκρίνει τις πληρωμές εκτός αν έχετε ενημερώσει προηγουμένως για την πληρωμή.
Πώς να συμφιλιώσετε
Η διαδικασία μπορεί να είναι τόσο επίσημη όσο και ανεπίσημη όπως θέλετε. Ορισμένες επιχειρήσεις δημιουργούν μια δήλωση τραπεζικής συμφιλίωσης, αλλά το πιο σημαντικό είναι να αναθεωρήσετε κάθε συναλλαγή από κάθε πηγή ( τα αρχεία σας και τα αρχεία της τράπεζας ): αντιστοιχίστε αυτές τις συναλλαγές και συγκρίνετε το υπόλοιπο του λογαριασμού σας στο τέλος κάθε περιόδου. Και πάλι, η περίοδος μπορεί να είναι μηνιαία, καθημερινή ή οποιαδήποτε άλλη περίοδος επιλέγετε.
Από πού μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε; Το λογιστικό σας σύστημα θα πρέπει να έχει όλα όσα χρειάζεστε ή μπορείτε απλά να το κρατήσετε σε ένα μητρώο ελέγχου. Η τράπεζά σας θα πρέπει να παρέχει online πρόσβαση στο λογαριασμό σας, επιτρέποντάς σας να βλέπετε και να κάνετε λήψη συναλλαγών τακτικά.
Για μια πιο λεπτομερή επεξήγηση, μαζί με δείγματα (σε ηλεκτρονική και σε έντυπη μορφή) δείτε πώς να ισορροπήσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό .