Τύποι σφαλμάτων λογιστικής και πώς να τα αποτρέψετε
Πρέπει να σημειώσετε ότι αυτοί οι τύποι σφαλμάτων είναι οι πιο δύσκολκοι να εντοπιστούν και να επιλυθούν.
Σφάλμα παράλειψης
Ένα λάθος παράλειψης προκύπτει όταν μια συναλλαγή παραλείπεται εντελώς από τα βιβλία της εταιρείας σας. Μπορείτε να ξεχάσετε να καταχωρήσετε μια συναλλαγή εξόδων ή να εισαγάγετε την πώληση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Οι συναλλαγές αυτές είναι δύσκολο να εντοπιστούν. Ως εκ τούτου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σταθερή ρουτίνα για την έγκαιρη εισαγωγή αυτών των συναλλαγών. Ο συνηθέστερος λόγος που δεν καταχωρίζονται αυτές οι συναλλαγές είναι ότι η τεκμηρίωση (όπως το τιμολόγιο του πωλητή) χάνεται. Είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε ή να χάσετε αυτά τα δικαιολογητικά εάν τα εισαγάγετε έγκαιρα στο λογιστικό σας σύστημα το συντομότερο δυνατό.
Σφάλμα αντιστροφής
Ένα σφάλμα αντιστροφής προκύπτει όταν μια συναλλαγή που θα έπρεπε να έχει καταχωριστεί ως χρέωση είναι καταχωρημένη ως πίστωση. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισάγετε ένα τιμολόγιο ως πληρωμή ή επιστροφή χρημάτων.
Δεν θα παρατηρήσετε αυτό το σφάλμα στο δοκιμαστικό σας υπόλοιπο, επειδή το υπόλοιπο της δοκιμασίας θα είναι ακόμα σε ισορροπία.
Σφάλμα αρχής
Παρουσιάζεται σφάλμα αρχής όταν εσείς ή ο λογιστής σας εσφαλμένα εφαρμόζετε μια αρχή λογιστικής. Μπορείτε να χρεώσετε τα περιουσιακά στοιχεία που πρέπει να καταγράφονται ως περιουσιακά στοιχεία . Τα περιουσιακά στοιχεία και τα έξοδα καταγράφονται στα βιβλία ως χρεώσεις, επομένως πρόκειται για τεχνικό σφάλμα.
Σφάλμα της Επιτροπής
Παρουσιάζεται σφάλμα προμήθειας που εισάγετε μια συναλλαγή στη σωστή κλάση, αλλά σε λάθος κατάλογο θυγατρικών . Για παράδειγμα, θα δεσμεύσετε αυτό το σφάλμα εάν κάνετε μια πληρωμή σε λάθος τιμολόγιο. Το ισοζύγιο δοκιμών θα δείξει το σωστό ποσό που οφείλεται από έναν πελάτη, αλλά οι θυγατρικές του ξεχωριστού πελάτη σας θα είναι εσφαλμένες.
Σφάλματα θυγατρικής εισόδου
Ένα σφάλμα της δευτερεύουσας εγγραφής εμφανίζεται όταν γίνεται σφάλμα κατά την εισαγωγή μιας συναλλαγής. Για παράδειγμα, αν δανείσετε έναν πελάτη 5.000 δολάρια αλλά εισάγετε μόνο $ 500 ως δάνειο και $ 500 από τον λογαριασμό μετρητών σας, τότε θα διαπιστώσετε ότι αυτό το λάθος μεταφέρεται στο υπόλοιπο δοκιμής σας. Το δοκιμαστικό σας υπόλοιπο θα είναι σωστό. Η πιο συνηθισμένη μέθοδος για την ανίχνευση αυτών των σφαλμάτων είναι η διεξαγωγή λογιστικών συμφωνιών. Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, θα ανιχνεύσατε αυτό το σφάλμα όταν εκτελέσατε τις συμφωνίες μεταξύ τραπεζών . Θα διαπιστώσετε ότι θα είστε κοντό 4,500 μετρητά στον τραπεζικό σας λογαριασμό και στη συνέχεια θα μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα.
Πρόληψη των σφαλμάτων
Θα πρέπει να αναπτύξετε καλούς εσωτερικούς ελέγχους και διαδικασίες για την ανίχνευση σφαλμάτων. Για παράδειγμα, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλες οι φόρμες σας είναι συνεπείς, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να μπουν σε ρουτίνα κατά την εισαγωγή πληροφοριών στο λογισμικό λογιστικής σας.
Θα θελήσετε επίσης να διασφαλίσετε ότι έχετε αρκετό προσωπικό για να μπορέσετε να χειριστείτε το φόρτο εργασίας. Η έλλειψη προσωπικού θα οδηγήσει σε κόπωση των εργαζομένων, η οποία θα έχει ως αποτέλεσμα την κόπωση των εργαζομένων, την άσχημη εργασία και τα περισσότερα λογιστικά σφάλματα.
Ανίχνευση σφαλμάτων
Ενώ θα θέλετε να αναπτύξετε μεθόδους για την πρόληψη σφαλμάτων όποτε είναι δυνατόν, τα σφάλματα που αναφέρονται παραπάνω θα συμβούν κατά διαστήματα. Δεν μπορείτε να αποτρέψετε την εμφάνιση όλων των σφαλμάτων. Θα πρέπει να διεξάγετε διάφορες συμφωνίες κατά το τέλος του μήνα και του έτους για να ανιχνεύσετε πολλά σφάλματα ώστε να μπορούν να διορθωθούν. Για παράδειγμα, οι συμφωνίες των τραπεζών πρέπει να γίνονται κάθε μήνα. Τα πάγια μπορούν να συμβιβαστούν μόνο ετησίως, ώστε να διασφαλίσετε ότι έχετε κάνει κράτηση για το σωστό ποσό απόσβεσης. Θα διαπιστώσετε ότι εάν αναζητήσετε τρόπους για την αποφυγή σφαλμάτων και έχετε μια ρουτίνα εκτέλεσης αναθεωρήσεων και συμφωνιών των λογιστικών σας αρχείων, η επιχείρησή σας θα λειτουργεί ομαλά και θα μειώσετε τον αριθμό των λογιστικών σφαλμάτων σας.