Πότε και γιατί χρειάζεστε το έντυπο W-9;
Ποιος πρέπει να εκδώσει έντυπα 1099-C;
Οι οδηγίες για το έντυπο 1099-MISC από την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων εξηγούν τις διάφορες καταστάσεις που απαιτούν από μια επιχείρηση να εκδώσει έντυπα 1099-MISC.
Πρέπει να συμπληρώσετε, να καταθέσετε και να εκδώσετε αυτό το έντυπο σε όλους τους πωλητές ή εργολάβους - όχι στους υπαλλήλους - στους οποίους έχετε πληρώσει $ 600 ή περισσότερο κατά τη διάρκεια του έτους.
Ένας εργαζόμενος είναι ο καθένας του οποίου το έργο εσείς ή ο έλεγχος της επιχείρησής σας Αν πληρώσετε κάποιον για να απαντήσετε στα τηλέφωνά σας, είναι πιθανότατα ένας υπάλληλος, επειδή ρυθμίζετε τις ώρες του και υπαγορεύετε τι πρέπει να κάνει ενώ είναι σε εξέλιξη. Οι υπάλληλοι δεν απαιτούν φόρμα 1099-MISC.
Εάν πληρώσετε κάποιον για να καθαρίσετε το γραφείο σας όταν δεν είστε ανοικτοί για δουλειά και φτάνει και το κάνει κάποτε κατά την κρίση του, είναι πιθανότατα ένας ανεξάρτητος εργολάβος και απαιτεί το έντυπο 1099-MISC. Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων εξηγεί τα καλύτερα σημεία εντοπισμού ανεξάρτητων εργολάβων εναντίον εργαζομένων.
Εξαιρέσεις από τον κανόνα του Αναδόχου / Προμηθευτή
Δεν χρειάζεται να εκδίδετε έντυπα 1099-MISC στις εταιρείες C και S ή σε οντότητες από τις οποίες αγοράζετε προϊόντα, όπως τα εμπορεύματα που θα μεταπωλήσετε αργότερα.
Οι πληρωμές που γίνονται στους εργολάβους και τους πωλητές μέσω χρεωστικής κάρτας, πιστωτικής κάρτας ή μέσω τρίτων όπως το PayPal εξαιρούνται επίσης - το IRS χρησιμοποιεί διαφορετική μέθοδο για την παρακολούθηση αυτών των συναλλαγών.
Πότε πρέπει να ζητήσετε ένα ολοκληρωμένο έντυπο W-9;
Είναι μια καλή πρακτική να ζητήσετε από έναν ανεξάρτητο ανάδοχο να παράσχει ένα ολοκληρωμένο έντυπο W-9 μόλις η επιχείρηση ξέρει ότι θα πρέπει να του εκδώσει ένα 1099.
Αλλά μερικές φορές αφήνουμε αυτά τα αιτήματα να γλιστρήσουν μέχρι τον Ιανουάριο, όταν κοιτάμε πάνω από τα λογιστικά μας αρχεία και συνειδητοποιούμε ότι δεν έχουμε πάρει κοντά σε αυτό.
Εάν πρέπει να εκδώσετε ένα αρχείο 1099-MISC και να μην έχετε συμπληρώσει μια φόρμα W-9 στο αρχείο, πείτε κάτι σαν: "Γεια σου, πρόκειται να στείλω το 1099-MISC σας μέχρι το τέλος Ιανουαρίου και συνειδητοποίησα ότι δεν έχετε W-9 από εσάς. Θα μπορούσατε να συμπληρώσετε ένα και να το στείλετε σε μένα; " Αυτό επιτρέπει στον εργολάβο να γνωρίζει ότι οι πληροφορίες σχετικά με το Έντυπο W-9 θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ενός συγκεκριμένου φορολογικού εγγράφου.
Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να σας στέλνουν τα ολοκληρωμένα έντυπα W-9 με ασφαλή τρόπο. Ένα ολοκληρωμένο W-9 περιλαμβάνει ευαίσθητες πληροφορίες όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ενός ατόμου. Αυτά τα δεδομένα θα πρέπει να διατηρούνται όσο το δυνατόν πιο ιδιωτικά και ασφαλή, ώστε να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος να πέσουν τα δεδομένα σε λάθος χέρια. Η μετάδοση ενός συμπληρωμένου εντύπου W-9 ως επισυναπτόμενου αρχείου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν συνιστάται. Ζητήστε να το λάβετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, παράδοση με το χέρι ή ως συνημμένο αρχείο με προστασία από κωδικό πρόσβασης σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι φορολογικοί νόμοι αλλάζουν περιοδικά και οι παραπάνω πληροφορίες ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές. Συμβουλευτείτε έναν φοροτεχνικό για τις πιο ενημερωμένες συμβουλές. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό το άρθρο δεν προορίζονται ως φορολογικές συμβουλές και δεν υποκαθιστούν τις φορολογικές συμβουλές.
Περαιτέρω ανάγνωση:
- Μάθετε περισσότερα σχετικά με το έντυπο W-9
- Κατεβάστε ένα κενό έντυπο W-9 από το IRS (pdf)
- Κατεβάστε τις Οδηγίες για τους Φορείς της Φόρμας W-9 από το IRS (pdf)
- Πώς να προετοιμάσετε το έντυπο 1099-MISC για το 2013 (σχετικά με το επιχειρηματικό δίκαιο και τους φόρους)