Αντιμετωπίστε την ώθηση να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Στην εποχή του Διαδικτύου, γίνεται ολοένα και πιο συνηθισμένη στη φορολογική περίοδο για τους ανθρώπους να προσελκύσουν τη βοήθεια επαγγελματιών και λογιστών που μπορεί να βρίσκονται σε μια δύσκολη απόσταση. Μπορεί να είναι δελεαστικό να στέλνετε απλά τις απαραίτητες πληροφορίες, αλλά δεν είναι η καλύτερη ιδέα.
Θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι τα φορολογικά σας έγγραφα παραδίδονται στον πιστοποιημένο δημόσιο λογιστή, εγγεγραμμένο πράκτορα ή άλλο φοροτεχνικό με τον πιο ασφαλή και αξιόπιστο τρόπο. Τα φορολογικά έγγραφα περιέχουν εξαιρετικά ευαίσθητες πληροφορίες όπως το όνομα, τη διεύθυνσή σας, τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης για εσάς και τα εξαρτώμενα από εσάς πρόσωπα, πόσα χρήματα κερδίζετε και πού κάνετε τράπεζα. Και αυτό είναι μόνο για εκκινητές. Εάν τα δεδομένα αυτά πέσουν σε λάθος χέρια, θα μπορούσατε να καταλήξετε να πέσετε θύμα κλοπής ταυτότητας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα και τα δεδομένα σας φθάνουν στον προορισμό τους άθικτα και ασφαλή.
Ενημερώθηκε τον Ιανουάριο του 2018 από τον Beverly Bird
01 Δημιουργία λίστας
02 Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας
03 Η καλύτερη επιλογή είναι η παράδοση με το χέρι
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την παλιά σχολική τακτική για να δουλέψετε για εσάς προσωπικά παραδώσατε τα φορολογικά σας έγγραφα στον λογιστή σας εάν είναι δυνατόν. Τουλάχιστον, παραδώστε τον στον βοηθό, γραμματέα, ρεσεψιονίστ ή άλλο προσωπικό γραφείου. Αυτό εξαλείφει κάθε κίνδυνο ότι θα χαθούν στη μετάδοση ή θα παραληφθούν από τους υποκλοπών.
04 Αποστολή εγγράφων σας
Τα έγγραφά σας προστατεύονται από την περιστασιακή παρακολούθηση χάρη στο ότι είναι τυλιγμένα σε ένα φάκελο. Το άνοιγμα αλληλογραφίας κάποιου άλλου είναι έγκλημα, τουλάχιστον στις ΗΠΑ, και ενώ αυτό δεν μπορεί να αποτρέψει έναν αποφασισμένο εγκληματία, τουλάχιστον υπάρχουν νόμοι για τα βιβλία για να τιμωρήσουν τους παραβάτες.
Τούτου λεχθέντος, τα έγγραφα μπορούν και μερικές φορές να χαθούν ή να χαθούν στο ταχυδρομείο, οπότε ίσως είναι καλή ιδέα να στείλετε τα αντίγραφα ασφαλείας που κάνατε αντί για τα πρωτότυπα. Και σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κάποια μορφή επιβεβαίωσης παράδοσης ή υπογραφής ή να παρακάμψετε εξ ολοκλήρου την Αμερικανική Ταχυδρομική Υπηρεσία και να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού μια υπηρεσία παράδοσης όπως η Federal Express ή η UPS.
05 Αποστολή φαξ στα έγγραφά σας
Υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα. Τα έγγραφα με φαξ μπορεί μερικές φορές να διαβαστούν δύσκολα και το τελευταίο πράγμα που θέλει ένας επαγγελματίας στον φορολογικό τομέα είναι να μαντέψει εάν ένας αριθμός είναι έξι ή οκτώ ή να πάρει επιπλέον χρόνο για να σας καλέσει για να το μάθετε. Η αποστολή με φαξ λειτουργεί καλύτερα εάν απλά χρειάζεται να στείλετε μερικές σελίδες. Για μεγαλύτερα έγγραφα και ειδικά για έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες και στις δύο πλευρές μιας σελίδας, η αποστολή φαξ μπορεί να μην είναι η καλύτερη λύση.
06 Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε Email ...
Ελέγξτε αν ο λογιστής σας χρησιμοποιεί ασφαλές λογισμικό ανταλλαγής αρχείων, όπως το LeapFile. Πολλοί κάνουν, σύμφωνα με τον Chip Capelli, έναν λογιστή που βρίσκεται στην Provincetown της Μασαχουσέτης, και αυτό μπορεί να είναι ένας παίκτης αλλαγής παιχνιδιών.
Τουλάχιστον, τοποθετήστε τα φορολογικά σας έγγραφα μέσα σε ένα κρυπτογραφημένο περιτύλιγμα, όπως ένα αρχείο DOC, PDF ή ZIP που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. "Σάρωση όλων σε ένα PDF και στη συνέχεια προστασία με κωδικό πρόσβασης", συνιστά ο Capelli. Ποτέ μην στέλνετε πληροφορίες που θέλετε να διατηρήσετε ιδιωτικές, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, ως απλό κείμενο στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Τι θα συμβεί αν στείλετε κατά λάθος το μήνυμα σε λάθος διεύθυνση ή αν το email σας σαρώνεται και τα δεδομένα συλλέγονται από τον πάροχο υπηρεσιών σας; Η λήψη προληπτικών μέτρων για τη διασφάλιση των φορολογικών σας εγγράφων συμβάλλει στην προστασία των οικονομικών σας.