Πώς να εκτυπώσετε τις επιταγές με επιτυχία
Για να εκτυπώσετε τις δικές σας επιταγές, θα χρειαστείτε:
- Λογισμικό για τη μορφοποίηση του ελέγχου
- MICR για να εκτυπώσετε τους αριθμούς που είναι φιλικοί προς τον υπολογιστή στο κάτω μέρος κάθε ελέγχου
- Ελέγξτε το απόθεμα χαρτιού με χαρακτηριστικά ασφαλείας που σας εμποδίζουν να τροποποιήσετε ή να αντιγράψετε τα επιταγές σας
- Μαγνητική μελάνη, η οποία είναι δυνητικά προαιρετική, αλλά που θα σας βοηθήσει να αποφύγετε προβλήματα και πρόσθετα έξοδα
Πόσο θέλετε να κάνετε;
Υπάρχουν δύο προσεγγίσεις για τους ελέγχους εκτύπωσης:
- Κάνε όλα από το μηδέν.
- Παραγγείλετε μερικώς τυπωμένες επιταγές από επαγγελματία εκτυπωτή.
Αν δεν θέλετε να τα κάνετε όλα, η πιο εύκολη λύση είναι να έχετε έναν εκτυπωτή ελέγχου να κάνει το σκληρό μέρος - το ίδιο και για κάθε έλεγχο. Αναθέστε τα καθήκοντα της τοποθέτησης ψηφιακών αριθμών σε ειδικό χαρτί με μαγνητικό μελάνι. Στη συνέχεια, μπορείτε να ρίξετε τους ελέγχους στον εκτυπωτή σας για να προσθέσετε τον δικαιούχο πληρωμής , το ποσό και τυχόν σημειώματα. Με αυτήν την προσέγγιση, δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με ειδική μελάνη ή να κάνετε λήψη πρόσθετων γραμματοσειρών.
Ελέγξτε τους εκτυπωτές που σας προσφέρουν μια ποικιλία επιλογών, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα εξαχθούν τα επιταγές σας και να χρησιμοποιήσετε λειτουργίες ασφαλείας βασισμένες στον κλάδο.
Τα περισσότερα από τα προϊόντα τους είναι συμβατά με τα δημοφιλή προγράμματα λογισμικού, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε σε πιο σημαντικά πράγματα από το να ελέγξετε τη μορφοποίηση.
Λογισμικό για ελέγχους εκτύπωσης
Ενώ μπορείτε να σχεδιάσετε και να εκτυπώσετε τις δικές σας επιταγές χωρίς κάποιο ειδικό λογισμικό, χρειάζονται ορισμένες δεξιότητες σχεδιασμού και χρόνου. Ένα προ-κατασκευασμένο πακέτο κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για εσάς και το λογισμικό είναι σχετικά φθηνό - ειδικά εάν μπορείτε να κατανείμετε το κόστος σε ένα μεγάλο όγκο ελέγχων.
Υπάρχει μια αξιοπρεπής ευκαιρία να έχετε ήδη αυτό που χρειάζεστε. Τα δημοφιλή προγράμματα διαχείρισης χρημάτων όπως το Quicken και το QuickBooks καθιστούν εύκολη τη δημιουργία μιας πληρωμής και την εκτύπωση μιας επιταγής. Επιπλέον, αυτά τα προγράμματα σάς βοηθούν να παρακολουθείτε τις πληρωμές χωρίς να χρειαστεί να τα εισαγάγετε με το χέρι δημιουργώντας μια εγγραφή όταν εκτυπώνετε τον έλεγχο. Και πάλι, είναι ευκολότερο να χρησιμοποιήσετε το χαρτί "stock check" που παραγγέλθηκε από έναν εκτυπωτή ελέγχου ή από ένα κατάστημα εφοδιασμού γραφείου με αυτά τα προγράμματα. Αλλά μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο μόνοι σας αν προτιμάτε.
Εκτός από τα παραπάνω προγράμματα, πολλοί άλλοι προμηθευτές λογισμικού μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ελέγχους. Ακόμα και νεότερα λογιστικά προγράμματα μπορούν να σας βοηθήσουν να εκτυπώσετε παλιομοδίτικους ελέγχους. Για παράδειγμα, το Xero σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε ένα σχέδιο ελέγχου και να προσθέσετε τραπεζικές πληροφορίες σε μορφή MICR.
Εξοπλισμός που απαιτείται για την εκτύπωση ελέγχων
Μπορείτε να εκτυπώσετε τις δικές σας επιταγές σχεδόν με οποιονδήποτε εκτυπωτή. Ωστόσο, είναι σωστό να χρησιμοποιήσετε μαγνητικό μελάνι, εάν πρόκειται να εκτυπώσετε τις επιταγές από το μηδέν. Ελέγξτε τα μηχανήματα ανάγνωσης σε τράπεζες και οι έμποροι λιανικής πώλησης λειτουργούν καλύτερα εάν τα στοιχεία της τράπεζας σας τυπώνονται με μαγνητικό μελάνι Μπορείτε να ξεφύγετε με τη χρήση μελανιών (δείτε παρακάτω), αλλά πρέπει να γνωρίζετε τις συμφωνίες. Η εύρεση μαγνητικού μελανιού δεν είναι πάντα εύκολη στα τοπικά καταστήματα εφοδιασμού γραφείων και είναι ακριβότερη από την κανονική μελάνη.
Χρησιμοποιήστε ειδικό απόθεμα ελέγχου για να εκτυπώσετε τον έλεγχο. Αυτό το χαρτί έχει χαρακτηριστικά ασφαλείας που δυσκολεύουν να τροποποιήσουν τους υπάρχοντες ελέγχους και να δημιουργήσουν ψεύτικους ελέγχους χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες του λογαριασμού σας.
Χρειάζεστε μαγνητικό μελάνι για να εκτυπώσετε ελέγχους;
Τεχνικά, όχι. Παρόλα αυτά, αναλαμβάνετε τον κίνδυνο εάν εκτυπώσετε τραπεζικές πληροφορίες με τυποποιημένο μελάνι. Να είστε προσεκτικοί από τους προμηθευτές λογισμικού που υπεραπλουστεύουν το ζήτημα και ισχυρίζονται ότι μπορείτε πάντα να εκτυπώνετε επιταγές χωρίς μαγνητικό μελάνι.
Μόνο για τραπεζικές πληροφορίες: Όλος ο έλεγχος δεν απαιτεί μαγνητικό μελάνι. Το πιο σημαντικό μέρος είναι τα τραπεζικά σας στοιχεία , συμπεριλαμβανομένου του αριθμού δρομολόγησης και του αριθμού του λογαριασμού σας . Αυτοί είναι οι αστείες αναζητούν αριθμοί κατά μήκος του κατώτατου ενός ελέγχου, επίσης γνωστή ως γραμμή MICR. Εάν είχατε αυτούς τους αριθμούς προεκτυπωμένους από έναν εκτυπωτή επιταγής και εκτυπώνετε μόνο στοιχεία πληρωμών και το ποσό, δεν χρειάζεστε μαγνητικό μελάνι.
Εξελισσόμενες καταθέσεις: Οι υπολογιστές με μαγνητικές συσκευές ανάγνωσης διαβάζουν τις πληροφορίες λογαριασμού από αυτούς τους ελέγχους για την ταχύτητα επεξεργασίας. Ενώ βέβαια κινούμαστε προς τους οπτικούς αναγνώστες, μερικοί έλεγχοι εξακολουθούν να διέρχονται από τους παραδοσιακούς αναγνώστες. Στην εποχή των καταθέσεων επιταγών κινητής τηλεφωνίας , όπου οι καταναλωτές τραβούν μια εικόνα ελέγχου για να κάνουν κατάθεση, η ανάγκη για μαγνητική μελάνη μειώνεται.
Τι γίνεται όμως αν εκτυπώνετε τις επιταγές σας χωρίς μαγνητικό μελάνι και ο έλεγχος περνά μέσα από ένα μαγνητικό αναγνώστη; Στη συνέχεια, ο έλεγχος πρέπει να υποβληθεί σε χειροκίνητη επεξεργασία, πράγμα που μπορεί να οδηγήσει σε αμοιβές για εσάς ή τον δικαιούχο πληρωμής σας, καθώς και για αργή επεξεργασία.
Η ασφαλέστερη διαδρομή είναι η χρήση μαγνητικού μελανιού. Είναι ακριβότερο από το κανονικό μελάνι, αλλά δεν είναι εξωφρενικό.
Απλά χρειάζεστε έναν έλεγχο;
Εάν χρειάζεστε μόνο έναν έλεγχο, η τράπεζά σας μπορεί να σας δώσει ό, τι χρειάζεστε. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να χρειαστεί να δώσετε έναν ακυρωμένο έλεγχο για τη ρύθμιση της άμεσης κατάθεσης ή ίσως να έχετε μια εφάπαξ κατάσταση που απαιτεί έλεγχο χαρτιού. Οι τράπεζες συνήθως προσφέρουν μικρές ποσότητες επιταγών με τις πληροφορίες του λογαριασμού τους τυπωμένες επάνω τους με μικρή χρέωση. Κλήση μπροστά και ρωτήστε αν είναι δυνατόν να πάρετε έναν μετρητή ελέγχου πριν κάνετε ένα ταξίδι στο υποκατάστημα.
Πώς να εκτυπώσετε Έλεγχοι
Μόλις έχετε τα υλικά που χρειάζεστε, είστε έτοιμοι να πραγματοποιήσετε μια πληρωμή. Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, το πρόγραμμα πρέπει να αυτοματοποιεί τις περισσότερες εργασίες για εσάς. Διαφορετικά, καταχωρίστε την ημερομηνία, το ποσό και άλλες πληροφορίες σαν να γράφετε χειρωνακτικά μια επιταγή .