Η αρχειοθέτηση των οικονομικών στοιχείων είναι μια προσωπική προτίμηση και όχι μια απαίτηση (αν και η υποστήριξη είναι τακτικά!). Μερικοί χρήστες του Quicken δημιουργούν ένα αρχείο αρχείου των δεδομένων τους στο τέλος κάθε έτους, αλλά μπορεί να αποφασίσετε να αρχειοθετήσετε μέρος του αρχείου δεδομένων μόλις είναι λίγες χρονών.
Η εντολή αρχειοθέτησης στο Quicken δημιουργεί ένα αντίγραφο των συναλλαγών πριν από και συμπεριλαμβανομένης μιας ημερομηνίας που καθορίζετε. Δεν χάνετε καμία συναλλαγή, αφού η αρχειοθέτηση σε αυτό το λογισμικό δεν αποσπά τις αρχειοθετημένες συναλλαγές από το αρχικό αρχείο δεδομένων.
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε με το αρχείο δεδομένων που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Εάν χρησιμοποιείτε μόνο ένα αρχείο δεδομένων, αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα.
01 Πώς λειτουργεί το αρχείο Quicken και ξεκινώντας
Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση Quicken, θα δείτε το παράθυρο "Έτος τέλους αντιγραφής" που εμφανίζεται σε αυτήν τη σελίδα. Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις εμφανίζουν την εικόνα στο Βήμα 2 αυτού του εκπαιδευτικού προγράμματος.
Ξεκινήστε τη διαδικασία αρχειοθέτησης αρχείων Quicken
Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση Quicken:
- Στο Quicken, κάντε κλικ στο File στο επάνω αριστερό μέρος, στη συνέχεια στο File Operations
- Κάντε κλικ στο Έτος λήξης αντιγράφου
- Επιλέξτε Αρχείο και κάντε κλικ στο OK
Εάν χρησιμοποιείτε μια νεότερη έκδοση Quicken, θα δείτε το παράθυρο Δημιουργία ετήσιου αντιγράφου με δύο επιλογές:
- Επιλέξτε αυτό για να αρχειοθετήσετε τα δεδομένα σας ενώ διατηρείτε όλες τις συναλλαγές στο αρχείο δεδομένων σας: Τρέχον αρχείο δεδομένων, επιλέξτε Ναί Τίποτα. Το τρέχον αρχείο δεδομένων μου θα παραμείνει αμετάβλητο.
- Επιλέξτε αυτήν την επιλογή με μια ημερομηνία για την κατάργηση παλαιότερων συναλλαγών από το αρχείο δεδομένων σας ταυτόχρονα με την αρχειοθέτηση: Θέλω μόνο τις συναλλαγές στο τρέχον αρχείο δεδομένων που αρχίζει με αυτήν την ημερομηνία. Στο μέλλον, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε συναλλαγές που έχουν κοπεί από το αρχείο δεδομένων σας ανοίγοντας το αρχείο αρχειοθέτησης.
02 Ορίστε ένα όνομα αρχείου και μια θέση για το αρχείο αρχειοθέτησης
Παλαιότερες εκδόσεις Quicken: Το Quicken εκχωρεί ένα όνομα στο αρχείο αρχειοθέτησης τοποθετώντας τα δύο τελευταία ψηφία του έτους στο τέλος του ονόματος αρχείου.
Νεότερες εκδόσεις: Το Quicken προσθέτει το BKP στο όνομα του αρχείου.
Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου και την τοποθεσία του, ανεξάρτητα από το χρόνο που έχει η έκδοση του Quicken.
Ονομασία αρχείου αρχειοθέτησης Quicken:
- Τα ονόματα αρχείων δεδομένων αρχίζουν με μια κάθετο και τελειώνουν με το .QDF. Εισαγάγετε ένα νέο όνομα αρχείου απευθείας μεταξύ της κάθετης και της .QDF.
- Αυτοί οι χαρακτήρες δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ονόματα αρχείων: *; | ": \ /.
- Όπως ακριβώς οι περισσότεροι άνθρωποι αποδέχονται το προεπιλεγμένο όνομα αρχείου του Quicken, οι περισσότεροι αποδέχονται απλά και τη θέση του αρχείου. Μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναζήτηση δίπλα στο όνομα του αρχείου και, στη συνέχεια, πλοηγώντας τη δομή αρχείων του υπολογιστή σας στη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε CD, USB ή άλλη εξωτερική πηγή πολυμέσων, επιλέξτε το γράμμα μονάδας δίσκου μετά την επιλογή "Αναζήτηση". Για να αποθηκεύσετε το αρχείο αρχειοθέτησης σε μια υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων online, επιλέξτε το φάκελο αρχείου ή / και το γράμμα μονάδας δίσκου που χρησιμοποιεί η υπηρεσία σας. Αν δεν μπορείτε να το καταλάβετε, απλώς αποθηκεύστε το αρχείο αρχειοθέτησης στην επιφάνεια εργασίας σας και, στη συνέχεια, μετακινήστε το στον φάκελο ή στην εφαρμογή του backup service.
- Τα αρχεία αρχειοθέτησης αρχείων αρχειοθετούνται μόνο εάν υπάρχει επαρκής χώρος στον υπολογιστή σας.
03 Επιλέξτε την ημερομηνία για το αρχείο αρχειοθέτησης Quicken
Εάν έχετε μια νεότερη έκδοση του Quicken και έχετε επιλέξει την επιλογή "Μην κάνετε τίποτα" που περιγράφεται στο Βήμα 1, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες. Αν έχετε επιλέξει την άλλη επιλογή, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.
Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Quicken, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:
- Είτε δεχτείτε την ημερομηνία αρχειοθέτησης του Quicken για "αρχειοθέτηση δεδομένων μέχρι και" είτε αλλάξτε την ημερομηνία για την αρχειοθέτηση συναλλαγών που πραγματοποιούνται πριν και σε ημερομηνία που καθορίζετε.
- Μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ημερομηνίας και να πληκτρολογήσετε μια νέα ημερομηνία.
- Ή κάντε κλικ στο σύμβολο ημερολογίου στα δεξιά του πλαισίου ημερομηνίας και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα βέλη εκατέρωθεν του μήνα για να περιηγηθείτε προς τα εμπρός και πίσω στο ημερολόγιο. Όταν φτάσετε στο μήνα που θέλετε, απλά κάντε κλικ στην ημέρα του μήνα για να συμπληρώσετε την ημερομηνία.
04 Αποθηκεύστε το Αρχείο Αρχείου
Εάν επιλέξετε να ρίξετε μια ματιά στο αρχείο αρχειοθέτησης, μπορείτε να επιστρέψετε στο αρχικό αρχείο δεδομένων κάνοντας κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το αρχικό αρχείο από τη λίστα κοντά στο κάτω μέρος των επιλογών που εμφανίζονται στο αναδυόμενο παράθυρο.
Προειδοποίηση! Μην αλλάξετε το αρχείο!
Δεν πρέπει να κάνετε αλλαγές στις συναλλαγές σε αρχείο αρχείων Quicken, μόνο στο αρχικό αρχείο δεδομένων. Μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν έγιναν αλλαγές κατά λάθος, θέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης συναλλαγής, ο οποίος θα επιτρέπει την προβολή των δεδομένων αλλά δεν μπορούν να γίνουν αλλαγές χωρίς να εισαχθεί ο κωδικός πρόσβασης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης αρχείου έτσι ώστε κανένας άλλος να μην μπορεί να δει το αρχείο ή να κάνει αλλαγές σε αυτό.