Γιατί οι εταιρείες αναθέτουν;
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει να αναθέσει σε ορισμένες λειτουργίες της επιχείρησής της. Μερικοί από τους συνηθέστερους λόγους περιλαμβάνουν:
- Μείωση και έλεγχος λειτουργικών εξόδων
- Βελτίωση της εστίασης της εταιρείας
- Αποκτώντας πρόσβαση σε δυνατότητες παγκόσμιας κλάσης
- Απελευθέρωση εσωτερικών πόρων για άλλους σκοπούς
- Εξορθολογισμός ή αύξηση της αποδοτικότητας για χρονοβόρες λειτουργίες
- Μεγιστοποίηση της χρήσης εξωτερικών πόρων
- Ανταλλαγή κινδύνων με εταιρεία-εταίρο
Αλλά αυτοί οι λόγοι δεν αρκούν για την υλοποίηση ενός επιτυχημένου προγράμματος outsourcing. Στην πραγματικότητα, οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίζουν ότι εξετάζουν όλα τα συστατικά στοιχεία και είναι σε θέση να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις για επιτυχημένη ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες.
Απαιτήσεις για την επιτυχημένη εξωτερική ανάθεση
Στις πρώτες ημέρες, η μείωση του κόστους ή του προσωπικού ήταν οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για την ανάθεση σε τρίτους. Σήμερα, οι οδηγοί είναι συχνά πιο στρατηγικοί και επικεντρώνονται στη διεξαγωγή εσωτερικών δραστηριοτήτων προστιθέμενης αξίας, όπου ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει καλύτερα τις δικές του βασικές ικανότητες.
Οι κρίσιμοι τομείς για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα outsourcing περιλαμβάνουν:
- Σαφήνεια σχετικά με τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας
- Ένα στρατηγικό όραμα και σχέδιο
- Επιλογή προμηθευτή
- Διαχείριση σχέσεων
- Ορθώς διαρθρωμένες συμφωνίες υπεργολαβίας και πωλητές
- Η ανοιχτή επικοινωνία επηρεάζει τους ενδιαφερόμενους
- Ανώτερη υποστήριξη και συμμετοχή των ηγετών
- Προσέξτε προσεκτικά τα θέματα προσωπικού
- Βραχυπρόθεσμη χρηματοοικονομική αιτιολόγηση
Ας ασχοληθούμε λίγο περισσότερο με δύο από αυτές τις απαιτήσεις: ανοιχτή επικοινωνία και εκτελεστική και ανώτερη υποστήριξη ηγεσίας.
Ανοικτή επικοινωνία
Η ανοικτή επικοινωνία και η εκτελεστική υποστήριξη είναι ιδιαίτερα σημαντικές για μια επιτυχημένη διαδικασία εξωτερικής ανάθεσης. Επιπλέον, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ένα λειτουργικό σύμφωνο επιπέδου υπηρεσιών (SLA), το οποίο είναι ανοιχτά διαθέσιμο, σε όλο το προσωπικό.
Όποια και αν είναι η έκβαση της ρύθμισης εξωτερικής ανάθεσης, η διαχείριση της αλλαγής είναι θεμελιώδης για την επιτυχία του προγράμματος. Η αξιολόγηση των απαιτήσεων των ενδιαφερομένων είναι το πρώτο μέρος αυτής της διαδικασίας και η ύπαρξη ανοικτών καναλιών επικοινωνίας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου είναι ζωτικής σημασίας. Όλοι οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία.
Εκτελεστική Υποστήριξη
Οι στρατηγικοί στόχοι, όπως οι πρωτοβουλίες εξωτερικής ανάθεσης, πρέπει να προέρχονται από το ανώτερο κλιμάκιο μιας επιχείρησης. Η ανώτατη διοίκηση οφείλει να διατυπώσει τους στόχους και τους στόχους της πρωτοβουλίας εξωτερικής ανάθεσης και να ανακοινώσει πώς η διαδικασία θα ωφελήσει τον οργανισμό.
Οι σημερινοί διευθυντές εξετάζουν το μέλλον και αναγνωρίζουν ότι η ευθύνη για τη διασφάλιση της επιτυχίας των πρωτοβουλιών εξωτερικής ανάθεσης της επιχείρησής τους δεν σταματά όταν το μελάνι έχει στεγνώσει στο συμβόλαιο, αλλά, δυστυχώς, αυτό δεν συνέβαινε πάντοτε.
Πώς να αποφύγετε την αποτυχία της Outsourcing με τη διαχείριση σχέσεων
Ο συνδυασμός αβεβαιότητας και έλλειψης προσοχής στις κρίσιμες λεπτομέρειες δημιούργησε ένα σημερινό σενάριο όπου, σύμφωνα με The Gartner Group, το 25% των συμβάσεων εξωτερικής ανάθεσης θα επαναδιαπραγματευτούν ή θα ακυρωθούν εντός τριών ετών. Η συνεχής διαχείριση της σχέσης είναι σημαντική. Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να μείνει αναμεμειγμένη κατά την εκτέλεση της σύμβασης.
Όχι μόνο θα πρέπει να υπάρχει μια σαφώς καθορισμένη διαδικασία κλιμάκωσης, αλλά η ανώτατη διοίκηση θα πρέπει να συνεδριάζει σε κατάλληλα διαστήματα για να συζητήσει τη σχέση εξωτερικής ανάθεσης. Θα πρέπει επίσης να διεξάγονται συνεδριάσεις σε επιχειρησιακό επίπεδο για την αντιμετώπιση της λειτουργίας της σύμβασης εξωτερικής ανάθεσης στην πράξη, τον εντοπισμό και την επίλυση τυχόν προβλημάτων που έχουν αντιμετωπιστεί και την επίτευξη συμφωνίας για αλλαγές που θα εξασφαλίσουν τη συνεχή ικανοποίηση